Existe um exercício simples, muito usado em planejamento estratégico, que funciona muito bem para as viagens corporativas. Ele consiste em começar pelo fim: imagine que é dezembro de 2027, que você está lendo o balanço das viagens daquele ano e que ele foi bom.

O que estaria escrito ali? E o que precisou acontecer para que fosse assim?

Planejamento de viagens corporativas, como o próprio nome já sugere, é definir antecipadamente quantas viagens a empresa deve fazer no ano, para onde, com que antecedência e sob quais regras.

Partir do resultado que se quer ver no fim de 2027 ajuda a enxergar quais dessas decisões precisam ser tomadas agora, e algumas frases que qualquer gestor gostaria de ler nesse balanço mostram bem o caminho.

“As viagens custaram o que estava previsto”

Para você conseguir ler ou dizer essa frase na apresentação do fechamento de 2027, a previsão precisa nascer de números que já existam e sirvam de parâmetro, e olha só: os deste ano já estão aí.

• Quantas viagens cada área fez;

• Quais rotas foram as mais comuns;

• Com quanta antecedência as compras aconteceram.

As rotas recorrentes dão força para negociar com hotéis, locadoras e companhias aéreas, porque volume previsível influencia em qualquer negociação.

Já a antecedência das compras faz diferença direta na conta, porque as tarifas aéreas tendem a subir à medida que a data do voo se aproxima.

“A política foi seguida sem que ninguém precisasse lembrar”

Uma política de viagens é seguida com mais tranquilidade quando conversa com a rotina de quem viaja.

Por isso, estas últimas semanas de 2026 são um bom momento para olhar as exceções que se repetiram ao longo do ano, como uma diária acima do teto sempre na mesma cidade. Em geral, elas mostram que o mercado mudou e a regra ainda não acompanhou.

Ajustada, a política de viagens funciona melhor quando aparece na hora da reserva, com o viajante escolhendo entre opções que a empresa já aprovou, assim como acontece com o apoio da Lidia, a agente de IA da LID Travel.

“Os eventos do ano aconteceram sem correria”

Algumas viagens de 2027 já têm data: a convenção de vendas, as feiras do setor e os encontros de início e fim de ano.

Reservar hospedagem, transfers e o que mais o evento exigir com antecedência, principalmente para grupos, aumenta as chances de garantir disponibilidade e boas condições.

Cruzar essas datas com os feriados prolongados e a alta temporada evita disputar quartos e voos com metade do país.

E, se a empresa pensa em oferecer viagens de incentivo aos colaboradores, agora é a hora de começar esse planejamento.

“Quem viajou voltou com o trabalho feito”

Esta é a frase que mostra se a economia foi efetiva de verdade.

Um hotel perto do compromisso, um horário de voo que não exigiu que ninguém acordasse de madrugada e uma tarifa flexível para quem tem agenda instável podem até parecer detalhes, mas são eles que fazem a viagem render.

Definir esses pontos na política de 2027 permite reduzir custos onde eles podem ser minimizados, sem que o corte “sobre” para quem viaja.

“Ninguém ficou sem ajuda quando precisou”

Voos são cancelados e agendas mudam, em qualquer ano.

O que precisa entrar no planejamento é a resposta: o seguro-viagem definido na política, um canal de suporte que todos sabem qual é antes de embarcar e alguém disponível para resolver.

É a parte do planejamento que cuida das pessoas, o chamado duty of care.

Como a LID Travel ajuda a escrever esse balanço

Com a LID Travel, as viagens da sua empresa ficam reunidas em relatórios por centro de custo, área e viajante, que mostram em um só lugar os números de 2026 e acompanham os de 2027 ao longo do ano.

A política definida pela empresa vale em toda busca e toda reserva, com 94% de conformidade, e as reservas de aéreo, hotel, carro e ônibus são feitas em até 6 minutos.

Para os eventos, a LID cuida da logística de transfer, hospedagem e alimentação e dá apoio de backstage à produtora. E, se for necessário, também tem know-how e equipe capacitada para assumir seu evento de ponta a ponta.

Com previsão, política, eventos e imprevistos cuidados desde o início do ano, a ideia é que, quando dezembro de 2027 chegar, o balanço das viagens seja a parte mais tranquila da reunião.